Journal d'une Transition Digitale - Épisode 10

Transformer la distance en avantage stratégique

Il s’agit d’une grande entreprise française de conseil, historiquement implantée en France mais dont l’activité est aujourd’hui largement internationale : Europe, Afrique, Moyen-Orient, Asie.

Ses équipes sont réparties sur de nombreux sites. Ses filiales fonctionnent avec une forte autonomie opérationnelle. Et chaque année, elle doit organiser environ trente assemblées générales pour ses différentes entités.

Des AG à faible volume… mais à très forte contrainte

Chaque assemblée réunit entre 25 et 150 votants. Sur le papier, ce sont des “petites AG”.

Dans la réalité, elles représentaient un enjeu organisationnel majeur.

Pourquoi ? Parce que ces AG impliquaient des participants situés sur plusieurs pays. Jusqu’en 2020, la règle était simple : on se déplaçait.

Cela signifiait :

• billets d’avion
• hôtels
• journées entières mobilisées
• plannings désorganisés
• coûts cumulés considérables sur l’année

Le système fonctionnait… mais au prix d’une lourdeur devenue structurelle.

2020 : la rupture forcée

Lorsque les déplacements sont devenus impossibles, la question n’a pas été « peut-on améliorer l’existant ? » mais « comment continuer à gouverner ? »

Les AG devaient avoir lieu. Les décisions ne pouvaient pas être différées. La gouvernance ne pouvait pas s’arrêter.

C’est dans ce contexte que la direction a opté pour une licence ProVote.

Pourquoi une licence — et pas une solution ponctuelle

Très vite, le raisonnement a été pragmatique.

Avec près de trente AG par an, toute solution facturée “à l’événement” devenait incohérente économiquement. Dès cinq AG annuelles, l’autonomie est déjà plus rentable. À trente, la licence s’imposait naturellement.

L’entreprise a donc choisi de :

• créer elle-même ses sessions de vote,
• gérer directement ses participants,
• piloter ses assemblées sans dépendre de prestataires extérieurs,
• obtenir les résultats instantanément.

Le changement de modèle

Aujourd’hui, les AG se tiennent sans contrainte géographique. Les votants se connectent depuis leurs pays respectifs. Les décisions sont prises sans immobiliser des équipes pendant plusieurs jours.

Les effets sont tangibles :

• économies financières très importantes
• temps récupéré à grande échelle
• confort de travail profondément amélioré
• adhésion très forte des votants

Et une phrase revient régulièrement dans les échanges internes :

« On se demande vraiment pourquoi on n’y a pas pensé plus tôt. »

C’est le marqueur d’une transition réussie : quand l’ancien fonctionnement paraît soudainement irrationnel.

Ce que cet épisode nous enseigne

1. Les “petites AG” peuvent produire de très grands coûts
2. La distance est une contrainte uniquement tant qu’on la subit
3. La fréquence transforme un outil en infrastructure stratégique
4. La transition digitale ne commence pas par la technologie, mais par la réalité du terrain