Journal d'une Transition Digitale – Épisode 12

Quand la pluie devient une opportunité

Tout était prêt depuis plusieurs semaines. La salle avait été réservée, le traiteur confirmé, les supports de présentation relus et finalisés. L’Assemblée Générale Extraordinaire d’une association de 230 adhérents devait se tenir à 10 heures précises.

Les convocations avaient été envoyées dans les règles. Les enjeux étaient clairement identifiés. Une condition essentielle devait toutefois être remplie : atteindre le quorum des deux tiers des présents et représentés.

Un territoire qui complique les déplacements

Les adhérents arrivaient de l’ensemble du département de la Gironde, le plus vaste département de France, avec : une superficie de 10 725 km², 534 communes, 33 cantons

Pour nombre d’adhérents, participer à cette AGE impliquait plusieurs heures de déplacement.

La météo change la donne

La veille au soir, une alerte pluie-inondation est émise. Dans la nuit, à partir de 2 heures du matin, la pluie devient continue et intense.

Au petit matin, la situation se dégrade fortement :

• trafic routier très perturbé
• transports en commun à l’arrêt ou fortement retardés
• consignes préfectorales appelant à limiter les déplacements

Les messages commencent à arriver. De nombreux adhérents annoncent qu’ils ne pourront pas se déplacer faute de solution de transport.

Le risque de ne pas atteindre le quorum

Pour le Directeur de l’association, le constat est brutal. Sans quorum, l’Assemblée Générale Extraordinaire ne peut pas se tenir.

Les conséquences sont immédiates :

• acomptes de salle et de traiteur partiellement perdus
• nécessité de trouver une nouvelle date
• nouvelle location de salle
• nouvelle organisation logistique
• remobilisation complète des adhérents

Des semaines de préparation risquent ainsi d’être réduites à néant.

Une solution déjà envisagée

Depuis plusieurs mois, le Directeur proposait au Président de mettre en place le vote électronique. L’objectif n’était pas de supprimer le présentiel, mais de :

• assouplir la contrainte du déplacement
• sécuriser l’atteinte du quorum
• permettre aux adhérents éloignés de participer

Le Président n’y était pas opposé, mais la décision était régulièrement repoussée par crainte que les adhérents « n’y arrivent pas ».

La question décisive

Ce matin-là, une évidence s’impose. Voter en ligne est-il réellement plus complexe que :

• commander un billet de train sur internet
• acheter un produit en ligne

Quel adhérent n’a jamais effectué ce type d’action ? La réponse est évidente : aucun.

La bascule

Face à l’urgence, le Directeur décide de transformer la contrainte en opportunité. L’AGE est basculée en ligne.

Les votes sont rapidement configurés. Les adhérents sont informés de la nouvelle modalité. Ceux qui ne peuvent pas se déplacer participent à distance et votent à distance.

Le résultat est immédiat :

• le quorum est atteint
• l’AGE peut se tenir
• les votes se déroulent sans difficulté
• les décisions sont prises dans de bonnes conditions

Un nouveau modèle assumé

À l’issue de cette expérience, le Directeur et le Président partagent le même constat. Le vote en ligne a non seulement sauvé cette AGE, mais il a aussi ouvert une nouvelle perspective.

Ils décident que, désormais :

• les adhérents souhaitant être présents physiquement le seront
• ceux qui ne peuvent pas se déplacer suivront la plénière à distance
• chacun pourra voter, quel que soit son lieu de connexion

Le présentiel n’est pas supprimé. Il est complété et sécurisé.

Ce que cet épisode nous rappelle

• une contrainte logistique peut devenir un levier de modernisation
• le quorum est une fragilité tant qu’il dépend uniquement du présentiel
• le numérique n’exclut pas, il élargit
• la transition digitale commence souvent quand on n’a plus le choix

Ce jour-là, une situation très mal engagée s’est transformée en une véritable opportunité de modernisation.

Et parfois, la transition digitale ne commence pas par une grande stratégie. Elle commence simplement par une journée d'intense pluie :-)