Journal d'une Transition Digitale – Épisode 14

Quand l’indépendance fait gagner du temps… et de l’argent

Il s’agit d’une administration déconcentrée de l’État, chargée de mettre en œuvre les politiques publiques maritimes à l’échelle interrégionale.

Elle réunit régulièrement des élus et représentants professionnels pour organiser des plénières, voter des résolutions, procéder à des élections internes et conduire des consultations écrites selon des règles strictes.

Son fonctionnement repose sur plusieurs instances tout au long de l’année, chacune avec ses propres enjeux de gouvernance.

Le calendrier est rythmé par différentes formes de décisions collectives. Des plénières au cours desquelles les élus votent des résolutions. D’autres plénières dédiées à l’élection de responsables à la tête de commissions thématiques. Et, de manière plus imprévisible, des consultations écrites, déclenchées en fonction de l’actualité ou de contraintes réglementaires, sans être planifiées longtemps à l’avance.

Une première bascule très concrète

Dans ce contexte, la direction décide d’expérimenter le vote en ligne lors d’une plénière particulièrement structurante. L’ordre du jour combine à la fois le vote de plusieurs résolutions et l’élection de 18 membres.

Dès cette première utilisation, les bénéfices sont tangibles. Le temps consacré aux opérations de vote est considérablement réduit. Les coûts logistiques diminuent immédiatement, notamment ceux liés :

• aux impressions papier,
• à la préparation et à la gestion des bulletins,
• à la location d’urnes et au matériel associé.

Mais au-delà des chiffres, c’est l’expérience même de la plénière qui évolue.

Finir plus tôt… pour mieux utiliser le temps

Terminer une séance plus tôt n’est pas anodin. Cela permet de consacrer davantage de temps aux échanges, aux débats de fond et aux moments plus informels qui participent aussi à la qualité de la gouvernance.

Cet équilibre entre efficacité et convivialité séduit une large majorité des élus. Le vote en ligne n’est pas perçu comme une contrainte technologique, mais comme un moyen de redonner de la valeur au temps collectif.

Une réflexion stratégique sur la durée

Très rapidement, une question s’impose à la direction. Au regard du nombre de plénières intégrant des votes, mais aussi des consultations écrites non prévues à l’avance, comment optimiser durablement le recours au vote en ligne ?

La réponse ne se limite plus à un choix opérationnel ponctuel. Elle devient économique et organisationnelle.

La direction décide alors d’opter pour une licence annuelle, incluant un nombre de sessions de vote illimité.

Le calcul est simple et sans appel. En quatre sessions seulement, la licence est amortie.

Le gain est double :

• financier, grâce à la maîtrise des coûts,
• organisationnel, grâce à l’autonomie acquise.

L’indépendance comme levier

Le service en charge de l’organisation des plénières est formé à l’outil. Très rapidement, il devient totalement autonome dans :

• la création des sessions de vote,
• leur paramétrage,
• et leur exploitation le jour J.

Cette indépendance change profondément la donne. Les équipes gagnent en souplesse, peuvent réagir rapidement à une consultation imprévue, et ne dépendent plus d’un prestataire pour chaque nouveau vote.

Le vote en ligne cesse d’être un service ponctuel. Il devient un outil de pilotage, intégré au fonctionnement courant de l’institution.

Ce que cet épisode nous rappelle

L’indépendance n’est pas qu’une question de confort. Elle est souvent la condition pour gagner simultanément :

• du temps,
• de l’argent,
• et de la liberté d’organisation.

Lorsque le volume de décisions augmente et que l’imprévu fait partie du quotidien, la capacité à agir rapidement devient un avantage décisif.

Dans ce cas précis, le passage à une licence annuelle n’a pas seulement optimisé les coûts. Il a transformé la manière de travailler.

Un double gain, assumé et durable.

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