Journal d’une Transition Digitale — Épisode 6

Cette organisation territoriale regroupe des élus artisans, répartis sur l’ensemble d’une région. Des professionnels indépendants, dont l’activité repose sur la disponibilité, la réactivité et la gestion au quotidien de leurs engagements clients.

Jusqu’ici, leurs Assemblées Générales se tenaient en présentiel.

Pour certains élus, cela impliquait plusieurs dizaines de kilomètres de déplacement, parfois davantage. Organiser une réunion signifiait réorganiser la journée, réduire le temps consacré à leur activité, ou annuler des interventions prévues.

Le passage au vote à distance

Pour fluidifier l’organisation, l’équipe a décidé d’expérimenter une autre voie :

• des votes à distance,
• en ligne,
• sans déplacement des élus.

Les effets ont été immédiats :

• Gain de temps considérable,
• Sessions plus accessibles,
• Participation en hausse,
• Quorum atteint systématiquement.

Les élus ont enfin pu participer et voter sans interrompre leurs engagements professionnels, depuis leur lieu de travail ou de résidence.

Une satisfaction réelle… puis un nouveau besoin

Convaincue par les résultats, l’organisation souhaitait aller plus loin. Elle voulait :

• être autonome dans la conduite de ses votes,
• ne plus dépendre d’un prestataire à chaque AG,
• rationaliser le coût sur l’année.

Jusqu’ici, chaque Assemblée impliquait un accompagnement opérationnel : paramétrage, préparation, support. Un modèle efficace, mais répétitif et peu scalable.

La solution : la licence ProVote

L’organisation a opté pour la Licence ProVote.

Après une formation dédiée, ses équipes sont devenues entièrement autonomes :

• création de leurs sessions de vote,
• intégration des listes d’élus,
• votes synchrones ou asynchrones,
• exploitation sécurisée des résultats.

La licence présente un avantage déterminant : ? un nombre de sessions illimité. Plus besoin de réengager un prestataire à chaque Assemblée. Les coûts sont stabilisés sur la durée, sans compromis sur la sécurité ni la conformité.

Une transition adoptée durablement

Depuis, cette organisation territoriale bénéficie :

• d’une autonomie complète dans ses votes
• d’une réduction significative du coût par session
• d’un quorum garanti
• d’une participation élargie
• d’une gouvernance modernisée et plus représentative

Ce n’était pas une révolution. C’était une décision. Et elle a tout changé.

? Et vous ? Vos élus doivent-ils encore se déplacer pour exercer leur rôle… ou leur permettez-vous enfin de voter là où ils se trouvent ?

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