Journal d’une Transition Digitale — Épisode 7

Quand la pondération des suffrages transforme l’Assemblée Générale

Ce syndicat du secteur médical tient son Assemblée Générale deux fois par an. Le nombre de participants demeure volontairement limité — environ une centaine de votants — mais les enjeux liés au vote sont, en revanche, particulièrement structurants.

Chaque membre dispose en effet d’un nombre de suffrages pondéré, variable selon sa situation, pouvant aller de 60 à 580 voix, auxquels peuvent s’ajouter des pouvoirs transmis par d’autres adhérents.

Historiquement, l’Assemblée se tenait en présentiel, avec des votes à main levée. À première vue, le scénario semblait maîtrisable : compter une centaine de mains levées pour les options POUR, CONTRE ou ABSTENTION ne constituait pas une difficulté majeure.

La complexité apparaissait ailleurs.

La limite d’un fonctionnement devenu contraignant

Deux personnes étaient chargées du dépouillement. Non seulement elles devaient compter les mains levées, mais surtout appliquer manuellement la pondération propre à chaque votant, en intégrant, le cas échéant, les pouvoirs représentés.

Un membre disposant d’un pouvoir devait parfois signaler deux participations distinctes, obligeant à des recalculs constants. À mesure que les votes s’enchaînaient, la fatigue s’installait.

Les recomptages devenaient fréquents. Les vérifications se multipliaient. Le rythme ralentissait, l’impatience gagnait l’assemblée, et chaque délibération exigeait un temps de plus en plus important.

Une recherche de rationalisation sans renoncer au présentiel

Consciente de ces limites, l’équipe en charge des Assemblées a engagé une réflexion visant à rationaliser le processus de vote, sans pour autant remettre en cause le maintien du présentiel, jugé indispensable.

La solution retenue a pris la forme d’un vote en présentiel, via smartphone (ou tablette/ordinateur), reposant sur une application sécurisée et dédiée : ProVote.

Chaque participant vote depuis son téléphone, tandis que :

• les pondérations individuelles sont pré-paramétrées,
• les pouvoirs sont automatiquement intégrés,
• et les résultats sont calculés sans aucune intervention manuelle.

Un changement immédiat dans le déroulé de l’Assemblée

Les bénéfices ont été constatés dès la première utilisation.

Les recomptages répétés ont disparu. Les hésitations liées aux vérifications successives se sont effacées. Le rythme de l’Assemblée a gagné en continuité et en sérénité.

Chaque vote nécessitait environ vingt secondes, et les résultats s’affichaient instantanément à la clôture du scrutin.

L’Assemblée Générale, qui se prolongeait habituellement jusqu’à 22 heures, s’est cette fois achevée dès 18h30.

Au-delà de l’efficacité : une dimension conviviale retrouvée

Ce gain de temps substantiel a permis à l’organisation de préserver un moment d’échange informel à l’issue de l’Assemblée.

Un temps convivial, apprécié des participants, offrant l’opportunité de prolonger les discussions dans un cadre plus détendu et constructif.

Une réussite pleinement assumée

Pondérations et pouvoirs appliqués automatiquement

• Sécurité et fiabilité du vote renforcées
• Fluidité du déroulé des séances
• Réduction significative de la durée des Assemblées
• Climat plus serein et engagement renforcé

Ce n’était pas une révolution. C’était une décision. Et elle a tout changé.

Et vous ? Vos Assemblées sont-elles aujourd’hui conçues pour compter…ou pour décider efficacement ?