Comment mettre en place le CSE pour vos salariés dans votre entreprise ?

Après son institution le 22 septembre 2017, par les ordonnances Macron, le comité social et économique (CSE) est devenu une entité qui s'impose à certaines catégories d'entreprises. Sa mise en place est non seulement obligatoire, mais aussi exigeante en matière de démarches à mener.

Quel est le rôle du CSE ?

Le CSE joue un rôle très important au sein de l'entreprise. Il garantit l'expression collective des employés. Il œuvre pour la prise en compte des intérêts et des revendications des salariés, par l'employeur. Dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, il porte l'ensemble des demandes des salariés qui ont rapport avec la mise en œuvre du code du travail, de la protection sociale, des conventions collectives et du salaire.

Il est le porte-parole des salariés chargé de faire entendre leurs voix lors de toute prise de décision relative à certains points cruciaux. Dans ce registre, on retrouve entre autres les décisions affectant la gestion financière et économique de la société et celles qui touchent à l'organisation du travail. On peut ajouter dans cette catégorie les décisions relatives à la formation professionnelle des travailleurs.

Le CSE s'occupe aussi des volets sécurité et santé. Il œuvre pour l'amélioration des conditions de travail, de santé et de sécurité dans l'entreprise. Le CSE assure l'accès et le maintien des personnes qui souffrent de problème de mobilité au sein de l'entreprise. En outre, il analyse les risques professionnels qui peuvent subvenir dans le travail et met tout en œuvre pour faciliter l'accès des femmes aux différents postes au sein de l'entreprise. Le CSE traite aussi les questions relatives au harcèlement aussi bien sexuel que moral. Dans ce cadre, il traite tous les agissements sexistes qui se produisent sur le lieu de travail.

Le CSE peut même procéder à des inspections qui portent sur la santé, sur la sécurité ainsi que sur les conditions de travail.

Dans son fonctionnement, le CSE est également amené à jouer le rôle d'accompagnateur en cas de contrôle de l'inspection du travail. Ses membres doivent être informés avant que de tels contrôles soient exécutés. De plus, ils doivent être informés et consultés sur tout ce qui à rapport au fonctionnement, à la gestion et à l'organisation de l'entreprise.

Les critères qui rendent le CSE obligatoire

La mise en place du CSE au sein d'une entreprise ne devient obligatoire qu'à partir du moment où l'entreprise atteint l'effectif minimum de 11 salariés et le maintien pendant 12 mois consécutifs.

Sont concernés : les entreprises de droit privé mais aussi les établissements publics à caractère industriel et commercial ; et les établissements publics à caractère administratif lorsqu’ils emploient du personnel dans les conditions du droit privé.

Le CSE remplace les précédentes instances (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT)

Il faut souligner que les attributions du CSE peuvent varier selon la taille de cet effectif. En effet, lorsqu'il est compris entre 11 et 50 hérite des mêmes attributions que les anciens délégués du personnel.

À partir de 50 salariés, il est investi de la quasi-totalité des missions des anciens comités d'entreprise, des délégués et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Pour les grandes entreprises qui possèdent des établissements distincts ainsi qu'un effectif de salariés supérieur ou égal à 300, il est impératif de mettre en place une CSSCT (commission santé, sécurité et conditions de travail).

Il est également important de préciser qu'une baisse de l'effectif de salariés n'a pas de répercussion sur un mandat en cours du CSE.

Si cet effectif passe en dessous des seuils de 11 et de 50 salariés, cela peut entrainer des conséquences sur le mandat suivant du CSE. Il n'y a pas de renouvellement du mandat du CSE, si l'effectif des salariés chute en dessous de 11 et y demeure pendant 12 mois consécutifs. S'il passe en dessous du seuil de 50 salariés pendant au moins 12 mois, les attributions du CSE seront alors restreintes.

Pourquoi organiser les élections professionnelles du CSE ?

Le CSE est une instance dont la mise en place a une grande importance dans la vie des travailleurs. Il constitue le canal par lequel les salariés peuvent à la fois s'exprimer et demeurer informés sur le fonctionnement de l'entreprise. Les élections du CSE permettent à l'employeur de disposer un intermédiaire légitime, capable d'instaurer le dialogue social à l'intérieur de l'entreprise, entre les salariés et lui.

L’employeur doit organiser tous les 4 ans des élections des membres du CSE

Les dates limites des élections du CSE

La mise en place du CSE est une opération qui donne lieu à des élections. Ces dernières se déroulent suivant un calendrier bien défini. En effet, le premier tour des élections doit impérativement se tenir dans les 90 jours qui suivent l'information des salariés. Dans ce laps de temps, plus précisément au moins 15 jours avant la négociation du protocole d'accord préélectoral (PAP), l'employeur a le devoir d'envoyer une invitation aux syndicats.

S'il est question d'un renouvellement du comité social et économique, cette invitation doit être envoyée au minimum deux mois avant la fin du mandat en cours.

Il faut également ajouter que les entreprises dont l'effectif des salariés est compris entre 11 et 20 comportent une particularité. À cet effet, il faut qu'au moins un salarié soit candidat aux élections dans les 30 jours qui suivent l'annonce de l'information, avant que l'employeur de ne lance l'invitation aux syndicats.

L'employeur a l'obligation de publier les listes électorales au minimum 4 jours avant le premier tour des élections.

Le scrutin se déroule à bulletins secrets. L'employeur a l'obligation d'organiser le second tour des élections dans un délai maximum de 15 jours après le premier tour. Il a également l'obligation d'envoyer un procès-verbal à la CTEP et deux procès-verbaux à la DIRECCTE. Il faut aussi noter que ces procès-verbaux doivent être envoyés dans un délai maximum de 15 après le second tour des élections.

Comment organiser une élection du CSE ? L'organisation du CSE en 9 étapes avec ProVote®:

Grâce à l'outil ProVote®, il est désormais nettement plus facile et plus simple d'organiser des élections de CSE.

1ère étape :la signature de l'accord préélectoral

Comme l'indique son nom, c'est l'étape de signature de l'accord préélectoral.

Un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) qui doit définir les grandes lignes modalités des élections. Il est question de déterminer le nombre de sièges pour chacune des instances et de constituer les listes (…).

2ème étape : le paramétrage

Le Chef de projet Mediavote, paramètre l’outil ProVote avec les informations spécifiques de l’élection :

les listes ;
le scrutin ;
les candidats ;
le bureau de vote.

3ème étape : l'envoi des convocations

L'étape de l'envoi des convocations se fait par deux canaux distincts de communication. Le client choisi les deux modes de communication en fonction des informations dont il dispose et des possibilités des électeurs (par exemple, le sms n’est possible que si les électeurs disposent d’un numéro de téléphone portable professionnel) :

email
SMS
Courrier
Code DEFI

Cette notion de double canal permet de sécuriser les données et le scrutin

4ème étape : le 1er tour des élections

Lorsque le scrutin est paramétré et validé par le client, les votes du 1^er tour sont ouverts, selon le planning établi. Les électeurs sont invités à voter (vote par liste ou par candidat en raturant)

Une Assistance technique par email et/ou téléphone est proposée aux électeurs qui rencontrent des difficultés.

Un mode « accompagnement » est également systématiquement activable par l’Electeur. Ce mode « accompagnement permet de guider pas à pas l’Electeur dans les actions qu’il doit faire

Le ou les bureaux de votes suivent le bon déroulé du scrutin et peuvent contrôler le taux de participation (optionnel)

5ème étape : le dépouillement

Lors du dépouillement, des clefs chiffrées et sécurisées sont activées automatiquement assurant ainsi la confidentialité et intégrité du scrutin.

6ème étape : calcul des résultats

Une fois le dépouillement réalisé informatiquement, ProVote® calcule automatiquement les résultats. Il s’agit du nombre de suffrages valablement exprimés, nombre de votes blancs, nombre de vote pour chaque liste en prenant en compte le « raturage » des candidats, etc….

7ème étape : l'attribution des sièges

ProVote® détermine de façon automatisée l’attribution des sièges. Il s’appuie sur les spécificités du scrutin : application du quotient électoral, prise en compte de la plus forte moyenne (si nécessaire)

8ème étape : CERFA

L'étape 8 est celle du remplissage du document « CERFA » : PROCÈS-VERBAL DES ÉLECTIONS AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE MEMBRES TITULAIRES .

ProVote® permet de le remplissage automatisé du document, son édition, sa signature et enfin son envoi .

9ème étape : le vote du 2nd tour

Si nécessaire un second tour peut être généré par ProVote® et sera alors notifié aux électeurs

Les fonctionnalités ProVote® pour l'élection du CSE

ProVote est un système qui vous permet d'organiser un scrutin digital. Il est facile à utiliser et complet. ProVote propose différentes fonctionnalités adaptées à chaque rôle (Assesseur, Organisateur, Administrateur).

Les fonctionnalités ProVote vous feront gagner en efficacité, simplicité, sécurité et rapidité

Pour l'électeur

L'électeur bénéficie des fonctionnalités telles que :

la réception des codes personnalisés par email, par courrier ou encore par sms ;
la possibilité à tout moment de régénérer ses codes ;
le mode accompagné activable. Grâce à ce mode, l'électeur est guidé pas à pas ;
la consultation des documents (professions de foi, PAP, vidéo de campagne, etc.) ;
la liste des votes à effectuer (Doit voter/A voté) ;
le vote par liste et le vote par candidat ;
la double sécurité pour voter. L'électeur est entre autres invité à mettre sa signature ;
la possibilité de télécharger son émargement et certificat de dépôt ;
l'assistance par e-mail et/ou par téléphone ;
la possibilité de télécharger ou de consulter les résultats en temps réel après dépouillement ;
la convocation au 2nd tour. Bien évidemment, cette fonctionnalité n'est utilisée que s'il y a effectivement un second tour.

Pour l'Organisateur

De son côté, l'organisateur profite des fonctionnalités comme :

un PAP entièrement automatisé. ;
un espace dédié RH et Direction (vidéo, notes d'information, PAP, etc.) ;
une définition du bureau de vote, des Assesseurs ;
une définition du mode d'envoi des codes (e-mail, courrier, sms) ;
l'envoi des convocations automatisé ;
l'accès profil personnalisé et sécurisé. Il est possible de savoir exactement ceux qui ont voté, grâce à leurs émargements ;
le suivi en temps réel du quorum et du taux de participation ;
le dépouillement automatisé et sécurisé (activation de clefs chiffrées) ;
le scellement numérique des urnes ;
le calcul des résultats des votes automatisés ;
la consolidation résultats (si mix papier/digital) ;
l'attribution automatisée des sièges ;
la mise à disposition des résultats en temps réel ;
la génération du 2nd tour. Il faut préciser ici que cela ne devient nécessaire que si les résultats du 1er tour l'exigent.

Pour l'administrateur

L'administrateur a la possibilité de mener plusieurs actions. À cet effet, il :

importe les documents ;
modifie les données, le paramétrage ;
pilote la session ;
est garant du bon déroulement ;
est garant de la conformité ;
gère les bugs ;
injecte les données votes courrier (si option retenue) ;
L'administrateur est un Chef de projet Mediavote ;
Avec le Pack Licence, l'Administrateur client est formé et accompagné par Mediavote.

Pour l'assesseur

L’assesseur a accès à l’ensemble des données en lecture seule