Élections professionnelles : le vote électronique
Différents votes sont organisés dans l'univers professionnel : les prises de décision, la nomination de nouveaux dirigeants, etc. Et dans un monde où on privilégie désormais la dématérialisation, des solutions émergent pour dématérialiser les élections professionnelles. C'est ainsi que le concept du vote électronique a vu le jour. Mediavote, votre solution de dématérialisation du vote en entreprise, vous explique comment cela se passe.
Qu'est-ce que le vote électronique ?
Le vote électronique est un concept permettant de dématérialiser le suffrage. Impliquant des systèmes informatiques dans son fonctionnement, il est muni d'une technologie de comptage automatisé. Il est possible de réaliser un vote électronique en ligne, une technique de plus en plus prisée. Cela se passe via une plateforme ou une application web, comme notamment ProVote. Ce système de vote en ligne, proposé par Mediavote, peut permettre aux employés de voter à distance, puisqu'ils ont accès au logiciel depuis n'importe où.
Il existe également le vote par boîtier. Ce système implique l'utilisation d'un appareil électronique lié à un système informatique.
À part les votes en ligne et par boîtier, il y a également d'autres moyens de vote électronique :
- la machine à voter,
- par téléphone,
- par SMS.
Par vote électronique, il est important de garantir la qualité du moyen de scrutin utilisé et du prestataire engagé. Il faut, par ailleurs, que chaque votant ait accès au système adopté, peu importe ses conditions. Évidemment, le concept repose également sur la sincérité du scrutin. Ce système dématérialisé permet d'organiser un vote à bulletin secret (dans lequel il est impossible de connaître pour quel candidat un électeur a voté), et un vote non secret (dans lequel le choix de chaque votant est identifiable).
Qui peut avoir accès au vote électronique ?
Il est possible d'organiser un vote électronique au sein d'une société, d'une fédération, dans les diverses organisations et même dans la fonction publique. Les règles de vote aux assemblées générales dépendent le plus souvent des statuts de l'association. Dans le silence de ces statuts, chaque membre peut toutefois normalement voter, et a par conséquent accès au vote électronique.
Si le statut le mentionne, il peut exister d'autres conditions pour lesquelles certaines personnes peuvent être convoquées au vote. Ces conditions sont relatives à leur ancienneté, à leur âge, au paiement de cotisation, etc. Il faut cependant que ces individus répondent aux qualités de membre actif afin de bénéficier d'un droit de vote. Les membres actifs sont, par exemple, les salariés, les anciens sociétaires, les amis de l'association, etc. Ces individus non membres actifs peuvent quand même recevoir une convocation, mais n'ont pas pour autant le droit de vote.
Aux élections du CSE, tous les salariés de 16 ans révolus ont accès au vote. Ces employés doivent néanmoins avoir travaillé au moins 3 mois au sein de l'entreprise. Ils n'ont pas non plus le droit de voter s'ils ont déjà fait l'objet d'une interdiction ou d'une incapacité relatives à leurs droits civiques.
Les étapes de mise en place du vote électronique
La mise en place du vote électronique passe par différentes étapes. Cela commence évidemment par l'établissement des listes électorales, réalisé par l'employeur. Ce dernier est d'ailleurs tenu d'assurer la conformité de cette liste et celle des candidatures. C'est également en première étape qu'il faut déterminer la période de vote.
Avant l'ouverture du scrutin, il faut d'abord vérifier le bon fonctionnement du système de vote. Cette vérification est réalisée en présence de quelques personnes, notamment un ou des représentants des candidats ainsi que l'équipe de la cellule d'assistance technique. Cette phase consiste à tester le système de vote électronique. C'est aussi durant cette étape qu'il faut vérifier que l'urne est bien vide et scellée. La vérification du système de dépouillement doit également être réalisée. À la fin de ces suites de tests, le système doit finalement être scellé.
Après ces phases de préparation, le système de vote électronique est prêt. Au cas où il n'est pas possible de voter sur 24 heures sur 24, les membres du bureau doivent contrôler les heures de fermeture et d'ouverture du scrutin électronique.
Le processus de vote de chaque votant est simple. Il lui suffit de se connecter sur l'interface de vote en entrant un moyen d'authentification qui lui aura été envoyé. Comme il s'agit d'une application web, il ne sera donc pas nécessaire de télécharger l'outil en ligne. Arrivé sur l'interface, le votant accède à la liste des candidats et procède aux votes. Chaque électeur a la possibilité d'apporter des modifications avant de valider son choix. Il reçoit en suite un accusé de réception.
Encadrement d'un scrutin utilisant le vote électronique
En avril 2019, la CNIL a émis dans sa délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019, de nouvelles recommandations portant sur la sécurité des votes électroniques, notamment de ceux se faisant par internet. Celles-ci concernent particulièrement les élections professionnelles au sein des entreprises. Suite à cela, un délai transitoire d'un an a été accordé aux entreprises, et donc les nouvelles règles sont devenues applicables depuis le 21 juin 2021.
Avant la mise en place du vote électronique, l'employeur est désormais tenu de définir les mesures de sécurité adaptées à son entreprise. Il doit pour cela évaluer le risque du vote en ligne en se situant sur un des niveaux de risques identifiés par la CNIL. En effet, cette dernière a classé les risques dans trois différents niveaux allant d'un à trois, sachant que le troisième niveau est celui le plus élevé. À chaque niveau correspondent donc des mesures de sécurité à mettre en place.
Afin que l'employeur puisse réaliser l'évaluation, la CNIL met un questionnaire à sa disposition. Cette fiche comporte des questions concernant les électeurs et le pouvoir décisionnel qu'aura le candidat lorsqu'il sera élu. Dans le cadre des élections professionnelles, la CNIL recommande l'adoption des mesures sécurité correspondant au niveau 2 et au niveau 3 (grandes structures).
Concernant la sécurité des données personnelles, il est à savoir que le traitement des informations est strictement encadré par le RGPD (ou le Règlement Général sur la Protection des Données). Dans sa délibération, la CNIL souligne par ailleurs les différents critères qui conditionnent la détermination d'une AIPD (ou Analyse d'Impact relative à la Protection des Données). Elle recommande la réalisation de cette analyse dans le cadre des élections professionnelles. Il est également important d'informer les électeurs des opérations de vote et du fonctionnement du système de vote en temps utile.
Modalités de mise en place du vote électronique
Dans le cadre de la mise en place du vote électronique, il faut passer par la phase de la négociation du protocole d'accord préélectoral. Cet accord implique les organisations syndicales et l'employeur et a pour objet, la définition de certains éléments :
- les modalités d'organisation des élections,
- la répartition du personnel durant les élections,
- le déroulement des opérations électorales (dates, heures, etc.),
- la forme du matériel de vote.
Pour mener la négociation, l'employeur s'adresse aux syndicats dits « intéressés ». Il invite de ce fait des organisations syndicales légalement constituées. Celles-ci doivent répondre aux conditions de présentation des candidats dans l'entreprise.
Durant la négociation de cet accord, l'employeur est tenu de fournir les informations requises pour le contrôle de l'effectif de la liste électorale aux syndicats. Il doit ainsi remettre certaines pièces telles que le registre unique du personnel, la déclaration des données sociales et les documents relatifs à la rémunération des salariés. Sachant que la DADS a désormais remplacé la déclaration sociale, il est possible de fournir les éléments demandés dans le registre unique.
Les informations à fournir ne doivent pas permettre de déterminer l'effectif de l'entreprise ni de faire une vérification concernant la composition des listes électorales. Dans le cas contraire, le protocole d'accord préélectoral peut être annulé.
Le vote électronique : le choix de la sécurité
La question de la sécurité est l'enjeu majeur de notre solution de vote électronique. Pour répondre aux conditions d'une meilleure sécurité, un système de vote doit se conformer à deux principaux critères. Le premier est celui de se conformer au respect du RGPD. Le deuxième critère consiste en la robustesse du système fourni.
Chez Mediavote, nous avons particulièrement travaillé l'aspect sécuritaire afin de répondre à ces conditions de sécurité. Notre solution est de ce fait développée selon les recommandations de la CNIL. Elle correspond aux mesures de sécurité de niveau 2. À titre d'exemple, voici quelques mesures correspondant à ce niveau 2 :
- une solution de haute disponibilité,
- un système intégrant une technologie de contrôle automatique de l'urne, de la liste d'émargement et de tout le système de vote,
- la possibilité pour le bureau électoral de réaliser un contrôle automatique de la plateforme durant le scrutin.
Notre solution est également certifiée NF 552. Cette certification répond au règlement du Parlement européen et du Conseil portant sur la protection des personnes physiques à l'égard des données traitées. La certification NF 552 permet ainsi de se conformer aux normes d'archivage et de mise à jour des données, et de prouver les consentements.
Source :
Une solution de communication unique au service des entreprises