L’émargement digital pour les Assemblées Générales

Pourquoi utiliser l’émargement digital en AG ?

L’émargement digital est une pratique qui tend à se développer car elle présente de nombreux avantages lors de vos Assemblées Générales. C’est un dispositif qui se veut 100% fiable, rentable et écoresponsable puisqu’il ne nécessite pas de papier contrairement à l’émargement classique. 

Grâce à l’émargement digital, oubliez les files d’attente de participants par ordre alphabétique, les listes papier A3 à imprimer en plusieurs exemplaires et à scanner, les recherches de chaque nom en tournant les feuilles dans la liste papier d’émargement, les ajouts manuels griffonnés au dernier moment, la logistique stylo, papier, blanco… Votre gain de temps est considérable et votre organisation optimisée, pour que vos sessions d’émargement ne soient plus qu’une simple formalité et non une corvée.

Vous aurez aussi la possibilité de personnaliser et de modifier la fiche de chacun de vos participants en indiquant les informations que vous souhaitez en temps réel. L’interface sera chartée avec votre logo, et vous aurez accès au monitoring en temps réel afin de savoir exactement où vous en êtes. Enfin, vous recevrez un rapport automatisé à l’issue de votre Assemblée Générale.

Quelles sont les fonctionnalités de l’émargement digital ?

Liste des participants

L’émargement digital s’effectue à l’aide d’une ou plusieurs tablettes pour permettre aux participants de l’AG d’émarger. On retrouve alors la liste des participants par ordre alphabétique, cette dernière est accessible pour chacun en temps réel et se remet à jour en fonction des arrivées.

Sur la tablette se trouvent plusieurs informations, à savoir : 

• Les noms par ordre alphabétique des participants
• Le nombre de participants présents en temps réel
• Un moteur de recherche pour retrouver facilement les participants
• Un onglet avec les différents statuts (tous, attendus, présents, sortis, pouvoirs délégués)

Fiche individuelle

Chaque participant à l’AG possède une fiche individuelle, comprenant a minima son nom et prénom. En option vous pouvez également faire apparaître des informations complémentaires comme l’e-mail, le numéro de téléphone, le numéro du boîtier (en cas d’utilisation de boitiers de vote ) , le nombre de pouvoirs, etc. …. 

Toutes les informations de la fiche sont modifiables en temps réel, lorsqu’un votant arrive, il confirme sa présence en cliquant sur « confirmer la présence ».

Il y a également la possibilité, dans cette fiche, de préciser si une personne a une délégation de pouvoir.

Monitoring

À tout moment, il est possible d’accéder à un point récapitulatif grâce au monitoring.

On peut alors connaître : le nombre de personne(s) ayant émargés (les « individus » présents ) , le nombre de personne(s) ayant émargé avec la prise en compte des pouvoirs , si le quorum est atteint ou non, ce qui permet de réguler l’heure de début de l’Assemblée Générale en fonction de ce quorum.

Une fois l’émargement digital terminé, Mediavote le clôture à votre demande et vous fournit deux fichiers, un Excel ainsi qu’un PDF sur lesquels vous aurez accès à l’ensemble des informations notamment la signature, la date, l’heure.

Comment fonctionne l’émargement digital ?

En amont : Création de votre session AG 

Pour pouvoir constituer les fiches individuelles, nous aurons besoin de réceptionner en amont sur fichier EXCEL les coordonnées des participants à l’AG (nom, prénom, etc.), ainsi que les pouvoir(s).

Nous personnaliserons l’interface selon votre identité visuelle, c’est-à-dire en y ajoutant votre logo.

Pendant : Déroulé de l’émargement digital 

Le jour J, nous arrivons 1H30 à 2H avant le début de votre Assemblée Générale pour installer et tester le matériel. Une formation de 15 min est également dispensée aux personnes en charge de l’émargement.

Une fois la mise en place terminée, les participants pourront arriver et émarger sur les tablettes mises à leur disposition auprès des personnes chargées de l’émargement. Ces dernières auront la possibilité de suivre en temps réel les arrivées et statuts de chacun des invités.

En aval : Clôture de l’émargement digital 

Une fois l’émargement clôturé à votre demande, vous recevez les rapports de l’émargement au format PDF et XLS.

Nous respectons évidemment la confidentialité de l’ensemble des fichiers que vous nous confiez en accord avec les règles en vigueur relatives au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 

Mediavote votre partenaire émargement digital spécial AG

Experte dans le domaine du vote depuis plus de 24 ans, Mediavote vous propose des solutions d’émargement digital pour vos AG.

Soucieux de vous assister dans l’organisation et la gestion de vos scrutins de vote, nous accompagnons les différentes organisations publiques et privées dans la mise en place de solutions d’émargement digital et de solutions de vote. 

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