Les 6 grandes étapes pour mettre en place une élection lors d'Assemblées Générales

L’organisation de vos Assemblées Générales n’est pas une mince affaire. Que vous choisissiez de la faire à distance ou en présentiel, il est essentiel de respecter les étapes de préparation nécessaires à son bon déroulement.

Étape 1 : Appel à candidature

La loi sur les associations datant de 1901 ne prévoit pas de dispositions spécifiques concernant les conditions d’appel à candidature. Puisque aucune disposition légale n’existe à ce jour, les modalités de désignation doivent idéalement être prévues dans les statuts. Il est toutefois recommandé de préciser les particularités et attentes du poste, ainsi que les informations attendues pour pouvoir se présenter.

Étape 2 : Création de la liste des candidats et/ou du scrutin de liste

L’élection du bureau peut se faire directement lors de l’Assemblée Générale. 

La liste des candidats est établie, elle peut être communiquée aux membres de l’AG en amont de celle ci. Lors de l'AG, il est alors possible de voter par candidat.

Étape 3 : Communication des informations aux votants

Dans le cadre de l’organisation de la prochaine Assemblée Générale, la date de cette dernière doit figurer au sein du siège de l'association, fédération, (…) ou être communiquée aux membres.

Les informations importantes doivent également être transmises, le tout dans un délai raisonnable permettant à chacun d’être informé rapidement concernant les modalités de l’Assemblée Générale à venir.

Étape 4 :  Paramétrage des supports interactifs de vote

Pour le déroulement de vos Assemblées Générales, faites le choix du vote électronique grâce aux solutions proposées par Mediavote. Notre équipe est à votre disposition pour préparer en amont les supports interactifs dédiés à l’émargement et à la session de vote pour que le jour J se déroule sereinement.

Étape 5 : Dépouillement et proclamation des résultats

Dans le cadre d'élections organisées lors d'une Assemblée Générale, que cela soit par boitier ou avec la solution ProVote, le dépouillement est automatisé. 

Ce fonctionnement empêche les dysfonctionnement liés au dépouillement par papier. 

Oubliez les encombres et confiez vos élections à des experts du vote électronique.

Étape 6 : Clôture de l'AG et rédaction du procès-verbal

À l’issue de la tenue de l’Assemblée Générale, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal. Ce dernier, rédigé et signé par le secrétaire de séance, a pour but de conserver les preuves des délibérations de la réunion. Il reprend alors les divers éléments de la convocation, le quorum, l’ordre du jour ainsi que les décisions votées par les membres concernant chaque point. Il est par la suite conservé et classé dans les archives. Le PV peut être également transmis à l’ensemble des membres de l’AG ou mis à disposition sur un site web par exemple.

Organisation de vos élections lors d’Assemblées Générale avec Mediavote

Que vos élections soient uninominales, plurinominales, à un seul ou plusieurs tours, mais aussi à bulletin secret ou scrutin nominatif, Mediavote s’adapte à l’ensemble de vos besoins. Les sujets des élections peuvent être nombreux et ainsi porter sur la Présidence, les postes de Vice-président, Trésorier, Secrétaire, membres du conseil d’Administration, etc. 

Parce que vos Assemblées Générales sont importantes et toutes différentes, nous apportons toute notre attention dans leur préparation, leur mise en œuvre, leur déploiement, ainsi que dans l’archivage des procès-verbaux.

Faites confiance à des experts du vote en ligne et électronique et confiez l’organisation de votre AG à Mediavote. Notre équipe vous conseillera et vous proposera des solutions de vote sur mesure dotées de multiples fonctionnalités pour que vos réunions se déroulent dans de bonnes conditions.

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