Organisation d’une Assemblée Générale à distance

Les évolutions juridiques à propos de l’Assemblée Générale à distance

Depuis les dernières mesures sanitaires, seules les associations et sociétés ayant prévu dans leurs statuts la possibilité d’organiser leur Assemblée Générale à distance sont autorisées à le faire. Lors de la crise sanitaire de la COVID-19, une ordonnance du 2 décembre 2020 indiquait autoriser à titre exceptionnel l’organisation d’AG à distance à condition que les statuts ne l’interdisent pas.

Ainsi, selon l’article 4 Modifié par Ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 – art. 2 :

« Lorsque, à la date de la convocation de l'assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l'assemblée de ses membres, l'organe compétent pour la convoquer ou son délégataire peut décider qu'elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Dans ce cas, les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu'aménagés et complétés le cas échéant par la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.

Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister. »

Comment fonctionne une AG à distance ?

En fonction des statuts spécifiés, l’Assemblée Générale d'une association, de copropriété ou d'une société peut alors se dérouler en présentiel, à distance, mais aussi les deux à la fois. On appelle cela une Assemblée Générale mixte ou hybride. Dans le cas d’une AG mixte ou à distance, les membres ne pouvant être présents physiquement sont alors autorisés à y participer en visioconférence mais aussi en audioconférence.

Lors de l’organisation d’une AG à distance, il est obligatoire d’intégrer à la convocation les informations de connexion telles qu’un lien et le nom de la plateforme sur laquelle se déroulera la réunion. Tout comme lors d’une Assemblée Générale physique, les responsables de l’organisation sont tenus de mettre à jour la feuille de présence, que les personnes se trouvent sur place ou à distance. Concernant le procès-verbal, il devra être dressé également afin de faire état de la participation de la totalité des votants.

Il est recommandé de conserver des traces des échanges effectués lors de l’AG, telles que des captures d’écran de la visioconférence afin d’avoir des preuves à disposition en cas de conflit à propos d’un sujet à l’issue de la réunion.

En effet, ces preuves pourront s’avérer utiles en fonction des enjeux à débattre lors de l’Assemblée Générale, notamment si le climat s’avère relativement tendu au sein de l'entreprise ou de l'association.

Les modalités du vote électronique pour les Assemblées Générales

Il existe de nombreuses possibilités concernant les outils de votes pour les Assemblées Générales. Depuis la dernière crise sanitaire, le recours au vote électronique a permis d'optimiser la gestion et de maintenir la tenue des votes. En effet, cette solution est désormais une possibilité intéressante que de nombreuses sociétés et associations ont déjà adopté.

Comme évoqué précédemment, au regard de la loi du 22 janvier 2022, les Assemblées Générales sont autorisées à se tenir à distance, sauf dans le cas où les statuts spécifieraient le contraire. Ainsi, bien que l’AG se déroule en ligne, il est tout de même nécessaire de respecter le quorum, afin que les décisions qui doivent être votées soient rendues valides (rapport d’activité, vote de nouveaux projets, du bilan, du budget…). Les membres pourront être présents physiquement, à distance, ou être représentés par un tiers. Les membres ayant donné procuration ne seront quant à eux, pas amenés, sauf cas spécifique, à se connecter ni à prendre part au vote en cours. 

Lors de la séance de l’Assemblée Générale, les participants voteront via un outil de vote électronique en simultané. Ce type de vote assure un niveau de sécurité optimal et garantit la confidentialité du scrutin pour que chaque membre puisse faire entendre sa voix. Avoir recours au vote électronique pour les AG c’est permettre à tous de voter sereinement, en quelques minutes, à partir de n’importe quel lieu et de n’importe quel terminal. Évitez les complications de dernière minute liées à l’organisation de votre Assemblée Générale en présentiel et obtenez des résultats rapides, sans erreur et sans dépouillement fastidieux grâce à Mediavote. Faites confiance à des experts du vote électronique et choisissez la plateforme ProVote® by Mediavote pour l’organisation de vos AG. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de votre projet.

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