Organisation d’une réunion CSE en visioconférence

Le déroulement de la réunion du CSE en visioconférence

Lors de l’organisation d’une réunion du CSE en visioconférence, plusieurs critères sont à prendre en compte. Ainsi, il convient de respecter les textes de lois en vigueur afin que la réunion se déroule dans les meilleures conditions.

Les participants à la réunion du CSE

Lors de l’organisation de votre réunion du CSE, plusieurs étapes essentielles sont à respecter. Ainsi, tout comme pour une réunion du CSE en présentiel, les invitations à la réunion en visioconférence doivent être envoyées à chacun des membres du comité au minimum trois jours précédant la réunion (Article L 2315-30 du Code du Travail).

Cela inclut les membres titulaires, les membres suppléants, les représentants syndicaux, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale. Assister à l’une des réunions du CSE est, rappelons-le, un droit et le fait de ne pas convoquer l’un des participants constitue un délit d’entrave.

Les spécificités techniques de l’organisation d’une réunion du CSE

Par dérogation aux articles L 2315-4 et L 2316-16 du Code du Travail, le recours à la visioconférence ainsi qu’à la conférence téléphonique est autorisé pour l’ensemble des réunions du Comité Social et Économique. Lors de l’organisation d’une réunion du CSE, l’employeur se doit de fournir les outils nécessaires pour pouvoir tenir ladite réunion par visioconférence.

Ce dernier doit également s’assurer que chacun des membres du CSE participant dispose du matériel nécessaire pour pouvoir assister à cette réunion à distance. De ce fait, l’équipement technique utilisé doit « garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. »

Par conséquent, chaque intervenant doit être clairement identifié par les autres participants à la réunion du CSE, y compris par ceux qui y assistent depuis un autre site.

Enfin, la transmission de l’image et du son se doit d’être de bonne qualité afin de ne pas interférer dans le réalisme et la qualité des débats entrepris.

Le recours à la messagerie instantanée est également autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel étant régies par les dispositions du Code du Travail. Les membres doivent cependant en être informés et cela ne peut être effectif qu’en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou dans le cas où un accord d’entreprise le prévoit.

Quelles sont les conditions à respecter pour avoir recours à la visioconférence dans le cadre d’une réunion du CSE ?

L’accord du CSE est-il obligatoire pour avoir recours à la visioconférence ?

Si vous souhaitez organiser une réunion par visioconférence, cela doit faire l’objet d’un accord préalable entre l’employeur et les membres du CSE.

Cependant, la loi ne précise pas selon quelles modalités cet accord doit être conclu, il est donc recommandé de procéder au minimum à un vote en séance concernant le sujet qui doit être approuvé à la majorité des élus pour être valable. Ce vote peut également concerner uniquement une réunion spécifique ou faire l’objet de plusieurs réunions.

Toutefois, il est à savoir que les réunions en visioconférence imposées par l’employeur 3 fois par an n’ont pas à obtenir l’accord du CSE, l’employeur est simplement tenu de les en informer.

Le recours à la visioconférence peut-il être refusé par le CSE ?

Le CSE peut se réserver le droit de refuser le recours à la visioconférence pour une réunion. Cependant, 4 conditions cumulatives doivent être respectées pour que le refus soit pris en compte, à savoir :

• Dans le cadre de l’organisation d’une réunion dont le thème serait sensible ou urgent * ;
• Lorsque la limite des 3 réunions autorisées par an en visioconférence et imposées par l’employeur a été dépassée ;
• La majorité des membres élus du CSE appelés à siéger lors de la réunion doit y être opposée ;
• L’opposition doit se faire au plus tard durant les 24 heures précédant le début de la réunion.

*Les thèmes sensibles et / ou urgents concernent les cas suivants : 

• La procédure de licenciement collectif prévue au chapitre III du titre III du livre II de la première partie du code du travail ;
• La mise en œuvre des accords de performance collective mentionnés à l'article L. 2254-2 du même code ;
• La mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective mentionnés à l'article L. 1237-19 du même code ;
• La mise en œuvre du dispositif spécifique d'activité partielle prévu à l'article 53 de la loi du 17 juin 2020 susvisée.

Combien de membres peuvent se trouver en visioconférence ?

Il n’existe à ce jour pas de disposition particulière mise en place concernant le nombre de membres du CSE pouvant être en visioconférence, tout comme pour le quorum. De ce fait, il est totalement possible de mettre en place une réunion du CSE en visioconférence pour un seul des membres (y compris pour le président) ou pour plusieurs membres.

Le vote est-il permis dans le cas d’une visioconférence ?

Les réunions en visioconférences sont des réunions comme les autres, il est donc autorisé de procéder à un vote si ce dernier est utile. 

Cependant, les articles D.2315-1 et D.2315-2 déterminent les conditions dans lesquelles un vote à bulletin secret peut se dérouler. De ce fait, la confidentialité du vote doit être entièrement garantie par le dispositif technique et le vote doit avoir lieu de manière simultanée.

Le recours à la visioconférence change-t-il les règles de fonctionnement du CSE ?

Si l’accord du fonctionnement du CSE ou le règlement intérieur ne prévoient pas de conditions particulières, les réunions du CSE en visioconférence se déroulent comme des réunions où tous les membres sont présents physiquement. 

Ainsi, les règles concernant la transmission des documents, le suivi de l’ordre du jour et toutes les autres règles restent applicables.

Tout comme lors d’une réunion classique, l’ordre du jour doit mentionner le lieu du déroulé de la réunion pour tous les membres qui souhaitent être présents physiquement.

Cette mention est également nécessaire pour inviter l’Inspection du travail, la Médecine du travail et la CARSAT (ou CRAMIF). L’ordre du jour pourra préciser le recours à la visioconférence et indiquer les modalités de connexion.

De même que pour une réunion ayant lieu en présentiel, il est tout à fait possible de demander une suspension de séance lorsqu’un dispositif de visioconférence est utilisé. (D.2315-1) Toutefois, des dispositions particulières doivent être prises pour les votes à bulletin secret. Ces dispositions sont précisées par décret (D2315-1 et D2315-2).

Y a-t-il des dispositions différentes concernant les CSE d’établissement et les CSE Centraux ?

Les CSE d’établissement et les CSE Centraux sont régis par des articles différents. Cependant, concernant la visioconférence, les dispositions sont les mêmes (et également pour les comités de groupe ou européen). Toutefois, des dispositions différentes peuvent être stipulées dans les accords différents.