Mettre en place les procès-verbaux des élections au comité social et économique

Il existe au sein des entreprises plusieurs instances de représentation du personnel, dont le comité social et économique (CSE). C'est un organisme institué par l'« ordonnance Macron » de 2017 et sa mise en place est obligatoire dans certaines entreprises depuis le 1er janvier 2020. Pour être valable, la mise en place d'un CSE doit respecter une procédure précise et être documentée dans des procès-verbaux spécifiques . Mediavote est un partenaire qui accompagne toutes les entreprises qui souhaitent se conformer à cette nouvelle disposition en leur proposant une solution numérique efficace.

À quel moment l'employeur doit-il mettre en place le CSE ?

Le comité social et économique (CSE) est l'organe au sein duquel sont représentés les employés d'une entreprise. C'est un organisme qui doit être informé et consulté pour des prises de décisions importantes concernant l'entreprise. Les représentants du personnel qui le composent participent aux discussions et décisions concernant les conditions de travail et d'emploi ou encore la politique sociale de l'entreprise. La mise en place du CSE au sein d'une organisation n'est possible que si certaines conditions prévues par le Code du travail sont réunies.

La taille de l'entreprise est le critère majeur qui détermine la création d'un CSE au sein d'une entreprise. En effet, la mise en place d'un CSE concerne les entreprises de plus de 11 salariés. Cet effectif doit cependant être atteint durant 12 mois consécutifs pour être éligible ou pris en considération. Cet organe peut être supprimé si la taille de l'effectif de l'entreprise baisse de façon significative sur plusieurs années. Les missions et champs d'intervention du CSE varient en fonction de la taille de l'entreprise. Les membres de cet organe, notamment les délégués du personnel et les délégués syndicaux, peuvent assumer des missions de consultation et parfois de gestion. Les membres sont élus pour une durée de 4 ans.

La mise en place d'un CSE est un processus collégial impliquant l'employeur et le personnel de l'entreprise. Chaque partie concernée joue un rôle spécifique à chaque étape de création de cet organe. Les membres du comité social et économique sont désignés par vote lors d'élections professionnelles et les résultats sont renseignés sur des procès-verbaux. Ces PV d'élection doivent être remplis à chaque tour et transmis par chaque collège électoral. Dans le cadre de ces élections, c'est le ministère du Travail qui met à la disposition des entreprises concernées des formulaires de procès-verbaux à remplir, dont le CERFA.

Remplir le CERFA

Le CERFA est l'un des nouveaux formulaires administratifs à remplir dans le cadre de la mise en place d'un CSE. C'est un document de plusieurs pages qui est disponible en ligne ou dans les mairies. Un CSE est composé de membres élus titulaires et de suppléants. On distingue donc deux types de procès-verbaux CERFA des élections CSE, un pour les membres titulaires et un autre pour les membres suppléants. Ce formulaire est constitué de plusieurs rubriques à remplir par chaque collège électoral qui fournissent les informations légales nécessaires. Ces rubriques sont au nombre de 10 au total et fournissent des informations différentes :

• l'établissement dans lequel s'est déroulée l'élection,
• le collège électoral concerné,
• les résultats du 1er tour des élections,
• les signatures obligatoires,
• les listes communes,
• les résultats du 2d tour des élections,
• les signatures obligatoires,
• la liste des SIRET des autres établissements concernés par l'élection actuelle,
• le contact de l'entreprise,
• le cachet de l'entreprise.

Une note explicative est disponible sur le site du ministère du Travail pour aider l'employeur ou les membres du bureau de vote à bien faire le remplissage de chaque rubrique. En dehors de ces formulaires CERFA, on utilise aussi le PV de carence dans le cadre de la mise en place d'un CSE. Il s'agit d'un formulaire à remplir lorsque le processus souffre de certaines carences ou que toutes les conditions ne sont pas remplies.

Le PV de carence pour un CSE concerne des cas comme la carence de candidats aux élections ou encore un quorum de participants non atteint lors d'un tour de scrutin. Dans le premier cas, l'employeur, faute de pouvoir organiser les élections, peut directement remplir le PV de carence et le faire parvenir aux autorités compétentes. Faute de candidat élu ou de participant suffisant, un PV de carence est dressé par l'employeur ou son représentant pour justifier pourquoi l'élection du CSE n'a pas abouti. Dans une entreprise où le CSE est déjà mis en place, on peut aussi établir un PV de carence pour les situations comme l'absence d'un membre élu ou d'un point à l'ordre du jour pour une réunion. Dans ce cas, c'est le secrétaire en exercice du CSE qui s'occupe de le remplir.

Comment transmettre les procès-verbaux ?

On trouve sur le site du ministère du Travail des exemplaires de procès-verbaux remplis et des tutoriels pour mieux comprendre les processus de remplissage et de transmission. Dans le remplissage des PV d'élections CSE, il est aussi important de faire la différence entre les résultats obtenus au premier tour et ceux du second tour. Les procès-verbaux d'élection de CSE sont remplis par les membres des bureaux de vote. Pour valider la mise en place d'un CSE, les PV doivent être transmis au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP) qui dépend du ministère de Travail. Il faut aussi en faire copie aux organisations syndicales par voie postale ou électronique.

Cela concerne tous les formulaires de procès-verbal des élections des membres titulaires et suppléants du CSE et de carence pour tous les collèges du CSE. Chaque type de formulaire dispose d'un numéro d'identification. Les procès-verbaux des élections pour les membres titulaires sont identifiés par le code Cerfa n° 15822*02 et ceux des membres suppléants par le code Cerfa n° 15823*02. Il est important de veiller à ce que sur chaque PV, toutes les rubriques soient correctement renseignées. Si la transmission des PV est une obligation, la diffusion des PV n'est possible qu'après un vote d'adoption en séance plénière.

Organiser les élections du CSE avec Mediavote

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